Krav til faktura

Leverandører som skal sende faktura til BKK skal følge gjeldende interne retningslinjer for fakturering og elektronisk faktura (EHF).

Vi i BKK jobber aktivt for å redusere mottak av papirfaktura.

Elektronisk faktura:

Ehf-faktura skal sendes til selskapets elektroniske adresse som er organisasjonsnummer registrert i ELMA-registeret.  

 

KRAV TIL MERKING AV ELEKTRONISK FAKTURA

For å få EHF-flyten til å fungere optimalt, er det viktig at følgende felter blir fylt ut korrekt:

Deres ref: skal være ansattnummer (3 eller 4 siffer) på personen som skal betale for varen/tjenesten

EHF referanse: «cac:Contakt»cbcID»

Ordrenr.: Om det finnes et innkjøpsordrenummer fra BKK, skal dette fylles ut i “ordrenummer”.

EHF referanse: «cac:orderReference» cbc:ID»

Kopi av faktura skal ikke sendes til ansatte.

Kontrakt-/rammeavtalenummer
Her skal kontrakts-/rammeavtalenummer legges inn. Nummeret avklares med kontaktperson hos kunde (BKK Selskap)

EHF referanse: ContractDokumentReference/ID

Tilleggsreferanser:
Her kan referanser som ikke er dekket over angis. Mer enn en tilleggsreferanse kan angis.

 EHF referanse: AdditionalDocumentReference/ID

Ved prosjektkjøp ønsker vi i tillegg
- informasjon om hvilke perioder faktura gjelder for
- informasjon om type faktura (avdragsfaktura, tilleggs faktura, prisstigningsfaktura, sluttfaktura, merverdiavgift)
- tilleggsfaktura skal inkludere kopi av bestilling (endring signert av bestiller i BKK)
- a-kontofaktura med informasjon om hva som er fakturert hittil og gjenstående beløp ihht bestilling oppgis

 

UNSPSC-kode på alle varelinjer
BKK ønsker å benytte FNs kode for standard produkter og tjenester, UNSPSC, på alle varelinjer oppgis aktuell UNSPSC-kode, med 8 siffer. Mer detaljert informasjon om UNSPSC finnes her http://www.gs1.no/unspsc  Koden kan gjerne brukes i tillegg til annen produktkode, for eksempel leverandørens egen.

Følgende felt skal benyttes, og UNSPSC nummeret legges inn:
<cac:InvoiceLine>
 <cac:Item>
  <cac:CommodityClassification>
    <cbc:ItemClassificationCode listID="UNSPSC">12344321</cbc:ItemClassificationCode>
 </cac:CommodityClassification>

Viktig info hvis du ikke kan sende EHF-faktura

Faktura sendes da som vedlegg i e-post til følgende adresse: faktura@bkk.no
Forutsetningene for at dere fortsatt kan bruke e-postmottak av faktura er:

  • En epost kan bare inneholde ett (1) vedlegg, og vedlegget skal tilsvare en faktura med tilhørende vedlegg. Det er ikke mulig å slå sammen flere filer i en .zip fil eller at et pdf dokument inneholder flere fakturaer.
  • Vedlegget må ha filtype -pdf eller -tif. Andre filtyper godkjennes ikke.
  • Maksimal størrelse på vedlegget er 1,99 MB
  • Teksten i eposten blir ikke lest manuelt, og det er ikke mulig å gi beskjeder om manuell overstyring eller behandling gjennom teksten.
  • Faktura som sendes via e-post kan ikke være en link til faktura som ligger på en internettløsning. 

 Faktura som ikke mottas i hht beskrivelsen over, ser vi oss dessverre nødt til å returnere

Dersom du har spørsmål kan du sende e-post til anskaffelser@bkk.no.

Dokumentasjon

  • Leverandøren skal ikke sende samlefaktura. Ved mottak av samlefaktura skal Leverandøren utstede kreditnota og ny faktura til Kunden.

  • Nødvendige bilag for å dokumentere fakturakostnadene skal vedlegges faktura, herunder attesterte timelister.

  • Dersom Leverandør utfører arbeidet i egne lokaler skal fakturering av arbeid gjøres på grunnlag av signerte timelister (medgått tid og materialer).

  • Dersom Leverandør utfører arbeidet i Kundens lokaler/ anlegg skal fakturering av arbeid gjøres på grunnlag av signerte timelister av Kundens representant.

  • Leverandør skal gi Kunden informasjon om andre dokumenterte og/eller avtalte utgifter ved månedsslutt før utgiftene inkluderes i fakturagrunnlaget.

Har du spørsmål?

Ved spørsmål til EHF-faktura; ta kontakt med BKK på e-post agr-vakt@bkk.no eller telefonnummer 55 12 7080 (innvalg 1).

BKK aksepterer ingen former for gebyr på faktura